Статьи затрат транспортных расходов в TMS логистике

Формируйте маршрут, распределяйте заявки, автоматизируйте оповещения клиентов о доставке с помощью всего одной программы.

Узнайте как оптимизировать работу

Узнать больше

Комплекс работ по контролю и управлению процессами транспортного отдела состоит из учета нескольких групп задач: 

• Учет транспортных средств
• Учет путевых листы
• Учет заправок и сливов топлива и ГСМ
• Учет ремонтов и агрегатов
• Учет ДТП и штрафов
• Складской учет запчастей и расходных материалов
• Учет работы водителей
• Учет пассажирских перевозок
• Учет доходов и затрат автопарка

По каждой группе необходимо фиксировать ключевые показатели эффективности, ответственных по каждому участку и осуществлять планирование.Рассмотрим подробнее показатели каждого процесса в службе транспортной доставки.

Учет транспортных средств

Вся основная информация об автомобилях компании (собственных, привлеченных, арендованных) обязана хранится в системе транспортного учета для организации мобильной работы службы доставки

Каждый автомобиль доставки имеет технические характеристики и параметры, такие как:

• собственный вес;
• грузоподъемность;
• объем кузова;
• способ погрузки и размеры двери;
• количество осей;
• габаритные и полезные размеры.

По моделям ТС существует нормативное техническое обслуживание и дальнейший контроль их прохождения. Необходим механизм автоматического контроля состояния транспортного средства перед рейсом. Учет транспорта предполагает блокировку проведение путевого листа, если своевременно не выполнен технический осмотр или просрочен обязательный документ машины или водителя, либо же обнаружено пересечение занятости автомобиля, водителя.

Функционал программы должен вести учет документов транспортных средств и водителей:

• Вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей,
• Контролировать наличие обязательных категорий документов ТС и водителей,
• Загружать и хранить скан-копии документов в системе,
• Хранить архив документов с истекшим сроком действия

В программе должна быть возможность вести учет журналов транспортных документов:

• Журнал учета движения путевых листов.
• Журнал регистрации предрейсовых медицинских осмотров водителей.
• Журнал регистрации послерейсовых медицинских осмотров водителей.
• Журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств.

Заверение записей в журналах с помощью электронной подписи для диспетчера, водителя, медицинского работника и контролера технического состояния ТС, современное и необходимое требование.

Учет путевых листов

Существует большое количество форм путевых листов, профессиональная программа должна позволять формировать и обрабатывать путевые листы различных видов:

• легкового автомобиля (форма №3);
• грузового автомобиля (повременный №4-П, сдельный №4-С);
• специального автомобиля (форма №3 спец);
• междугороднего автомобиля (форма №4-М);
• автобуса (форма №6 спец);
• индивидуального предпринимателя (Формы №ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);
• рапорт о работе башенного крана (ЭСМ-1);
• рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2, ЭСМ-3);
• трактора (412-АКТ);
• технологический путевой лист.

При обработке путевого листа программа должна рассчитывать:

 параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей. Должна быть возможность загрузки данных в путевой лист по пробегу, фактическому расходу ГСМ, а также заправкам из систем спутникового мониторинга транспорта.

Учет заправок и сливов топлива и ГСМ

Основные возможности, предоставляемые программами контроля:

• Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика.
• Возможность загрузки заправок из внешних систем:
  • из систем спутникового мониторинга;
  • Управление топливными картами.
• Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.
• Учет фактов сливов топлива.
• Возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей.

В программе предусмотрен учет операций с техническими жидкостями (ТЖ) и маслами. Возможно учитывать долив масла по акту, по ТО, прочий, слив масла, а также прочий расход ТЖ и масел.

Полную картину по движению топлива и необходимо анализировать с помощью  отчетов:

• ведомость движения ГСМ;
• ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
• заправки ГСМ;
• сравнение заправок по пластиковым картам и многие др.

Учет ремонтов и агрегатов

Программа позволяет учитывать различные виды ТО техники. Есть возможность настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т. д.), так и в зависимости от календарных сроков.

Для каждого вида ТО в программе возможно добавлять модели ТС и список работ и З/Ч в рамках этого ТО.

Поддерживается возможность загрузки/выгрузки из Excel работ и запчастей.

Есть возможность учета ТО «по сервисной книжке».  Доступна функция копирования сервисных книжек.

Основные возможности:

• Учет заявок на ремонт.
• Возможность подачи заявки на ремонт через мобильное приложение водителя.
• Отслеживание текущего статуса заявки.
• Согласование документов «Заявка на ремонт» и «Ремонтный лист».
• Учет плановых ТО и ремонтов автомобилей.
• Учет ТО по сервисной книжке.
• Планирование загрузки ремонтных зон.
• Печать унифицированной формы М-11 «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист».
• Учет шин, агрегатов и прочей дополнительной комплектации.
• Учет операций с агрегатами и контроль их технического состояния.

Учет доходов и затрат автопарка

Решаются задачи:

• учет прямых операционных расходов на собственный транспорт;
• расширенная настройка различных планов затрат по организациям;
• учет расходов на платные дороги в разрезе транспортных средств учет расходов на платные парковки;
• учет прочих затраты на автомобили;
• планирование затрат будущих периодов.

Прямые затраты автопарка определяются на основании путевых и ремонтных листов, выдач расходных материалов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания, стоимость расходных материалов, износ автомобилей и шин.

При проведении Путевого листа расходы по статьям ГСМ, зарплата и прочие прямые затраты могут быть распределены по Заказам на ТС, которые в него включены.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Учет расходов будущих периодов позволяет распределять расходы на страхование автомобилей.

Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков и заказов на ТС.

По итогу работы можно проанализировать общие финансовые результаты работы автопарка: